Jij hebt je handen vol met belangrijke taken en hebt helemaal geen tijd om een digitaal planbord op te zetten. Toch snap je als geen ander dat stoeien met Excel, papieren werkbonen en handgeschreven aantekeningen niet meer van deze tijd zijn.
Wanneer je geen overzicht hebt op je planning en werkzaamheden kan het zijn dat je veel mooie kansen laat liggen. Daarnaast loop je veel risico om grip op je organisatie te verliezen. Misschien heb je nu nog het gevoel dat het veel werk kost om een digitaal planbord in te richten. Laat staan om te leren hoe je ermee kan werken. Maar niets is minder waar! Met de komst van DataDossier is het makkelijker dan ooit om door consultants een digitaal planbord in te laten richten en binnen no time een helikopter-view te krijgen van je planning. Dan kun je al die kostbare tijd die je dan bespaard, besteden aan zaken die er écht toe doen!
Papieren planning kent grote risico’s!
Alle planning bijhouden middels papieren documenten lijkt misschien makkelijk. Misschien heb je het ook wel altijd zo gedaan. Dan is het nu al een vastgeroeste gewoonte geworden! Toch is het erg risicovol om op deze koers verder te gaan. Door je planning niet digitaal te borgen neem je grote risico’s waar je bewust van moet zijn. We sommen ze graag kort voor je op:
1. Papieren planningen zijn kwetsbaar
Papieren planningen zijn fysiek en daardoor erg kwetsbaar voor ongelukken. Denk aan een windvlaag die kaartjes van een bord blaast, koffie die over de planning wordt gemorst, of een document dat simpelweg zoekraakt. Verlies van deze gegevens kan leiden tot miscommunicatie en productieonderbrekingen. Dat kan zorgen voor flinke financiële tegenvallers.
2. Niet toegankelijk voor iedereen
Papieren planningen zijn alleen zichtbaar op de plek waar ze hangen of liggen. Dit maakt het lastig voor teamleden buiten de werkvloer – bijvoorbeeld thuiswerkers, leveranciers of andere afdelingen – om toegang te krijgen tot actuele informatie. Hierdoor wordt samenwerking belemmerd en kunnen belangrijke wijzigingen gemist worden. Het zou toch veel fijner zijn om via meldingen op de hoogte gehouden te worden over wijzigingen van de planning?
3. Kan niet snel aangepast worden
De maakindustrie vereist flexibiliteit. Bij een machine-uitval, spoedorder of personeelswijziging moet de planning snel aangepast kunnen worden. Bij papieren systemen vergt dit handmatig werk, wat tijd kost en de kans op fouten vergroot. Waar mensen werken, worden menselijke fouten gemaakt. Realtime aanpassingen en directe communicatie zijn onmogelijk, tenzij je kiest voor een digitaal planbord!
4. Menselijke fouten
Het handmatig aanpassen van een papieren planning verhoogt de kans op fouten:
-
- Verkeerde of onvolledige wijzigingen.
-
- Oude versies van planningen die nog in omloop zijn.
-
- Collega’s die een aanpassing niet zien of begrijpen.
Dit leidt tot miscommunicatie, productieproblemen, en uiteindelijk vertragingen.
5. Gebrek aan realtime inzicht
Papieren planningen bieden geen realtime inzicht in de status van werkzaamheden, capaciteit, of afwijkingen. Als een order vertraging oploopt, kan het te laat zijn voordat iedereen op de hoogte is. Dit gebrek aan overzicht kan leiden tot besluitvorming die niet optimaal is. Daarnaast kan het zorgen voor een minder flexibele productie.
6. Problemen bij groei van de organisatie
Naarmate een maakbedrijf groeit, wordt het beheren van papieren planningen steeds ingewikkelder. Fysieke ruimte voor planningsborden, opslag voor historische planningen, en de noodzaak om alles handmatig te archiveren zorgen voor inefficiënties en toenemende kosten. Daarnaast is er bij groei van de organisatie ook kans op compliance- en audituitdagingen. Als een klant, auditor of certificeringsinstantie vraagt naar planningsdata, kan het moeilijk zijn om alles overzichtelijk en volledig te presenteren. Papieren planningen missen namelijk traceerbaarheid!
7. Geen back-up mogelijkheid
Van papieren planningen kun je geen back-ups maken. Tenzij je alles natuurlijk dubbel wil gaan afdrukken. Maar is dat nou zo duurzaam? Als een planning verloren gaat door brand, waterschade of simpelweg een menselijke fout, is er geen manier om de informatie te herstellen. Dit kan leiden tot chaos in de productie en het verlies van cruciale gegevens, terwijl het digitaal planbord van DataDossier automatisch back-ups maakt!
